Salesforceで目的のレコードを探しやすくする方法

リストビューを作って共有する

リストビューは、検索条件に合うレコードを一覧にして保存しておく機能です。オブジェクトのタブで歯車のアイコンから [新規] を選ぶと、一から作れます。既存のリストビューを [コピー] して作り替えることもできます。[1]

作るときに、誰が見られるかを決めます。選べるのは、自分だけ、すべてのユーザー、特定のグループの 3 つです。グループで共有するときは、公開グループかロールを選びます。共有先にできるのはグループ、ロール、テリトリーで、個々のユーザーを名指しすることはできません。[1][2]

全員に公開するリストビューを作ったり直したりするには、「公開リストビューの管理」の権限が要ります。よく使うリストビューは固定しておくと、タブを開いたときに最初に表示されます。[1][3]

リストビューに出るのは、本人がアクセスできるレコードと、ページレイアウトと項目レベルセキュリティで見える項目だけです。同じリストビューでも、人によって件数が違うことがあります。[1]

検索条件で絞り込む

最初に「自分のレコード」か「すべてのレコード」かを選び、そこに [検索条件を追加] で項目・演算子・値の条件を足していきます。条件には番号が付き、[検索条件ロジック] で「1 AND (2 OR 3)」のように組み合わせられます。[1]

ロジックには、すべての条件番号を入れる必要があります。また、NOT は括弧の中全体には効かないため、期待と違う結果になることがあります。[1][3]

[ロックされた検索条件] と表示されたリストビューは、自分では条件を変えられません。コピーしてから、自分のリストビューとして条件を直します。保存した条件の変更は、そのリストビューを見られる全員に反映されます。[3]

[説明] のようなロングテキストエリア項目、リッチテキスト項目、数式項目では絞り込めません。[最近参照したデータ] のように、条件を足せない標準のリストビューもあります。[2][3]

一覧の見せ方を使い分ける

• 見せ方 1インライン編集一覧のセルにポインターを置いて編集のアイコンを押すと、その場で値を直せます。編集できないセルには鍵のアイコンが出ます。複数のレコードタイプが混ざった一覧では、既定ではインライン編集できません。同じ項目を 2 人が同時に直すと、最後の編集だけが残ります。[4][5]
• 見せ方 2グラフリストビューの中身を縦棒、横棒、ドーナツのグラフにします。集計の種類は合計、件数、平均から選びます。リストビューを変えてもグラフは自動では更新されないため、手動で更新します。作ったグラフは削除できません。[6][7]
• 見せ方 3かんばんリストビューのレコードを、フェーズなどの項目ごとの列に並べます。カードを別の列へドラッグすると、レコードが更新されます。グループ化に選んだ項目が空のレコードは表示されません。[8][9]
• 見せ方 4リスト内の検索リストビューの検索ボックスでは、列に出ていない項目も含めて検索できます。対象になるのは、2026年10月時点で一覧の最初の 2,000 件だけで、数式項目や数値項目は通常は検索できません。[10]

グローバル検索の仕組みと検索できる項目

画面上部のグローバル検索は、組織全体を対象に探す機能です。入力中に候補が出て、Enter キーを押すと全体の検索結果が開きます。結果に出るのは、本人がアクセスできるレコードだけです。[11]

グローバル検索は、検索インデックスを使って結果を返します。作ったり直したりしたばかりのレコードは、検索できるまで数分かかります。15 分たっても見つからないときは、システム管理者に連絡するよう案内されています。[11][12]

すべての項目が検索の対象になるわけではありません。標準で検索用にインデックスされる項目は、オブジェクトごとに限られています。カスタムオブジェクトのテキスト型の項目は、常にインデックスされます。[11][13]

対象外の項目の値で探したいときは、検索用のカスタムテキスト項目を作り、自動化で値を写す方法が公式に紹介されています。同じ値を数千件に入れると検索の結果に影響するため、先に検索の絞り込みで足りないかを確かめるよう注意書きがあります。[13]

検索レイアウトで結果の見え方を整える

検索レイアウトは、検索結果にどの項目を列として出すかを決める設定です。[設定] の [オブジェクトマネージャ] で対象のオブジェクトを開き、[検索レイアウト] から編集します。設定した内容は、グローバル検索とルックアップ検索の両方に効きます。[14][16]

プロファイルごとに別のレイアウトを割り当てることもできます。割り当てのないユーザーには、既定の検索結果レイアウトが出ます。[14]

注意したいのは、検索レイアウトは見せる列を決めるだけで、どの項目で一致させるかは変えない点です。ロングテキスト項目は追加できず、項目レベルセキュリティで見えない項目は、レイアウトに入れても表示されません。[15]

増えすぎたリストビューを整理する

使わなくなったリストビューは、リストビューを開き、歯車のアイコンから [削除] を選んで消します。公開リストビューを消すには、「公開リストビューの管理」の権限が要ります。[17][3]

削除したリストビューは、ごみ箱に入らず、元に戻せません。消す前に、検索条件と表示項目を控えておくと、必要になったときに同じものを作り直せます。[17]

「共有リストビューの管理」の権限を持つ人がリストビューを消したり非公開にしたりできるのは、共有先のすべてのグループのメンバーである場合に限られます。権限が足りずに消せないときは、管理者に依頼します。[2]

API 参照名が重なった重複のリストビューが、Lightning Experience の画面から消せないことがあります。その場合は、開発者コンソールで ListView を検索して ID を調べ、Classic の画面から削除する手順が公式に案内されています。[18]