Salesforce のファイルと添付ファイルの扱い方：共有・上限・整理

ファイル、添付ファイル、ドキュメントの違い

• 種類 1Salesforce Files（[ファイル]）ファイルを保存し、人やグループ、レコードと共有して一緒に使う仕組みです。バージョンの管理やフォローもできます。[2][1]
• 種類 2添付ファイルレコードの [添付ファイル] 関連リストから、特定のレコードに付けるファイルです。Salesforce Classic では、組織の設定によってこの形で保存されます。[1][7]
• 種類 3ドキュメント[ドキュメント] タブのフォルダーに、ロゴなどの Web 用の資料を、レコードに付けずに置く場所です。[1]
• 種類 4Salesforce CRM Content会社の公式な資料をライブラリに公開し、社内で共有したり顧客に配信したりする仕組みです。[1]

レコードへの添付と、見える範囲

レコードにファイルを付ける場所は、 [ファイル] 関連リストです。ここに上げたファイルは、Lightning Experience でも Salesforce Classic でも Salesforce Files になります。関連リストが表示されないときは、ページレイアウトに足します。[7]

Salesforce Classic の [メモ & 添付ファイル] に上げたファイルは、組織の設定によって添付ファイルにも Salesforce Files にもなります。[設定] の Salesforce Files の [一般設定] で、Salesforce Files として上げる設定を有効にできます。ToDo と行動の関連リストには、この設定は効きません。[7]

レコードに付けたファイルは、そのレコードにアクセスできる人と共有されます。[ファイルアクセスをレコード別に設定] を有効にすると、レコードを編集できる人はファイルのコラボレーターに、参照だけの人は閲覧者になります。無効のときは、すべての人が閲覧者です。[7][8]

閲覧者は表示、ダウンロード、共有ができます。コラボレーターは、さらに詳細の編集と新しいバージョンのアップロードができます。[8][6]

特定のファイルだけをレコード上で隠したいときは、ファイルの詳細で [レコードのファイルプライバシー] を [レコードで非公開] にします。表示できるのはファイル所有者だけになります。ただし、ファイルのメタデータは非公開になりません。[9]

誰と共有されているかは、ファイル詳細ページの [共有先] で確かめます。1 つのファイルを共有できるのは、2026年10月時点でレコード、人、グループを合わせて 2,000 回までです。[10][3]

ファイルの大きさの上限とストレージ

1 つのファイルの大きさの上限は、上げる場所で変わります。2026年10月時点の主な値は次のとおりです。[3][2]

• Lightning Experience で、[ファイル] ホームやレコードの [ファイル] 関連リストに上げるときは 10 GB まで。[3][2]
• Chatter の投稿やコメントに付けるとき、Salesforce Classic で上げるときは 2 GB まで。[3][2]
• Salesforce Classic のレコードの関連リストに直接添付するときは 25 MB まで。[3][7]
• [ドキュメント] タブは 5 MB まで。モバイル端末から上げるときは 100 MB まで。[3][2]

1 つのファイルが持てるバージョンは 2,048 までです。2 GB を超えるファイルをダウンロードするには、REST API などを使います。[2][3]

ファイルは、レコードの「データストレージ」とは別の「ファイルストレージ」に数えられます。添付ファイル、[ファイル] ホーム、Salesforce CRM Content、Chatter のファイル（ユーザーの写真を含む）、[ドキュメント] タブのファイルなどが対象です。[4][14]

2026年10月時点の割り当ては、組織ごとの基本の割り当て（Contact Manager Edition から Unlimited Edition までで 10 GB、Essentials Edition と Starter Edition で 1 GB）に、ユーザーライセンスごとの割り当てを足したものです。ライセンスあたりの分は、Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition で 2 GB、Contact Manager Edition、Group Edition、Professional Edition で 612 MB です。これらのエディションで人数が 10 人未満の組織は、1 人あたり 1 GB です。実際の量は、[設定] の [組織のディスク使用量] で確かめます。[4][5][14]

社外への公開リンクの注意

ファイルの [公開リンク] を作ると、社内外の誰にでも渡せる URL ができます。リンクを持っている人なら、社外の人でもファイルを表示し、ダウンロードできます。受け取った人ができるのは表示とダウンロードだけです。[11]

Lightning Experience では、1 つのファイルへのリンクにパスワードと有効期限を付けられます。有効期限は最初から有効で、90 日後に設定されます。日付は変えられ、外すこともできます。機密の資料を渡すときは、パスワードを付けるよう勧められています。[11][12]

一方で、フォルダーへの公開リンクには、パスワードも有効期限もありません。ファイルやフォルダーの公開リンクが何回見られたかも追えません。このため、フォルダーのリンクは使う場面を絞ります。[12]

公開リンクを使うには、管理者が [コンテンツ配信および公開リンク] で機能を有効にし、プロファイルか権限セットで「公開リンクを作成」の権限を与えます。権限を与える人を絞れば、社外へ出せる人も絞れます。[12]

リンクを削除すると、その URL からはファイルを開けなくなります。作り直すと別の URL になります。何回見られたかを追いたいときはコンテンツ配信がありますが、作成は Salesforce Classic の機能です。[11][13]

ファイルの整理と古いファイルの見直し

[組織のディスク使用量] では、ファイルストレージの使用量に加えて、使用量の多いユーザーとサイズの大きいファイルを確かめられます。ユーザーの詳細ページからは、その人のファイルの使用ディスク量も見られます。[14]

消す前に、そのファイルが使われているかを見ます。Salesforce Classic では、ファイルの詳細ページから [ファイルレポートを表示] を開くと、ダウンロードや共有の回数を確かめられます。[15]

1 つのレコードから外すだけなら、[ファイル] 関連リストの [レコードから削除] を使います。ファイルは [ファイル] ホームに残り、ほかのレコードや投稿には影響しません。[16]

ファイルそのものを削除すると、共有されていたすべての場所から消え、リンクからも開けなくなります。ごみ箱から戻せば、ファイルと共有がそろって戻ります。[17]

用が済んだ公開リンクは、有効期限を待たずに削除しておきます。見直しの際は、[共有先] で、誰とどの権限で共有されているかもあわせて確かめます。[11][10]