Salesforceの表記ゆれを保存前フローと入力規則でそろえる

こんなことで困っていませんか

• 「USA」と「usa」のように、大文字と小文字だけが違う値が混ざっている[4]
• 値の前後に、余分なスペースやタブが入っている[5]
• 選択リストに、意味の重なる値が並んでいる（例：「完了-赤」「完了-黄」「完了-緑」）[11]
• 郵便番号などの形式が、決まった形にそろっていない[4]
• 連携やデータの読み込みで、選択リストにない値が入ってしまう[10]

なぜ起きるのか

制限なしの選択リストは、画面からは新しい値を入力できません。ただし、API やオートメーションなどからは新しい値を追加できます。[10]

入力規則の条件は、大文字と小文字を区別します。ヘルプの例では、大文字の「USA」を前提にした規則は、「usa」と入力された値には働かないと説明されています。[4]

入力規則は、保存の前に値が基準に合っているかを確かめる仕組みです。合わないときはエラーを表示して保存を止め、値を直すのは利用者に任されます。[1]

入力規則が動かない経路もあります。簡易作成でのレコード作成や、ワークフロールールとプロセスのスケジュール済みアクションによる更新では実行されません。[1][3]

直し方の選択肢

そろえ方は、自動で整える・保存を止める・選べる値を絞るの三つに分けられます。組み合わせて使うこともできます。[1][7][10]

• 保存前フローで整える：保存前レコードトリガーフローは、データベースに保存される前にトリガーレコードの項目を更新できます。TRIM や UPPER、SUBSTITUTE などの数式関数と組み合わせて値を整えます[6][7][5]
• 入力規則で形式を確かめる：REGEX 関数などで形式を確かめ、合わない値は保存の前にエラーにします[1][4][5]
• 選択リストで値を絞る：[値セットで定義された値に選択リストを制限します] を選ぶと、API からも未承認の値を読み込めなくなります。複数の項目で同じ値を使うなら、グローバル選択リスト値セットも候補です[10][12]
• テキスト項目を選択リストに変える：項目の [データ型の変更] から変換できます。一意の値が 4,000 を超えると変換は失敗します[13]
• 既存の選択リスト値をまとめる：[置換] を使うと、既存のレコードの値を新しい値に置き換えられます[11]

作業の流れ

• まとめ先を決める：同じ意味の値を、どの値にまとめるかを決めます。ヘルプの例では、三つの完了の値を「完了」一つにまとめています[11]
• フローを作り始める：[設定] の [クイック検索] に「フロー」と入力して [フロー] を開き、レコードトリガーフローを作ります。[開始を設定] でオブジェクトと実行の条件を選びます[8]
• 値を整える処理を置く：数式リソースで整えた値を作り、[割り当て] でトリガーレコードの項目に入れます。保存前フローでは、レコードを更新要素を足す必要はありません[8][6]
• 入力規則を加える：オブジェクトの管理設定から [入力規則] に移動し、[新規] をクリックします。条件とエラーメッセージを入れ、[構文を確認] で数式を確かめます[2]
• テストして有効化する：[デバッグ] でフローの動きを確かめ、エラーがなければ [有効化] をクリックします。その後、実際にレコードを作って結果を確かめます[8]
• 既存の選択リスト値を直す：[置換] で値をまとめます。置換はジョブとしてキューに入り、状況は [設定] の [バックグラウンドジョブ] で確かめられます[11]

気をつけること

• 保存前フローで使える要素は、割り当て・決定・レコードを取得・ループだけです。関連レコードの更新やメールの送信は、保存後フローで行います[6][7]
• 保存の手順では、保存前フローが before トリガーより前に動きます。その後、カスタムの入力規則を含むシステム検証がもう一度実行されます[9]
• 入力規則は、参照する項目がページレイアウトや API コールに含まれない場合でも適用されます。連携先でも規則が機能するかを確かめます[1]
• UPPER と LOWER が変えるのは英字だけです。英字でない文字は変わりません[5]
• 選択リスト値を置換すると、対象レコードの [更新者] の日時も変わります。ごみ箱に入っている値も更新されます[11]
• 13 種を超えるオブジェクトで使うグローバル選択リスト値セットは、値の無効化はできますが、置き換えや削除はできません[12]