Salesforceの使われていない項目とレポートを整理する進め方

こんなことで困っていませんか

入力画面に項目が多く、どこに何を入れるか迷う。Trailhead では、不要な項目や選択肢が減ると、利用者が正しい値を入れやすくなると説明しています。[1]

• 以前は使っていた項目が、今は空のまま画面に残っている[1]
• 長く開かれていないレポートやダッシュボードが残り、どれを消してよいか見分けがつかない[3]
• 項目を消そうとしても、ほかの設定から参照されていて削除できない[4]
• カスタム項目の数の上限があり、新しい項目を足す余地が少ない[1]

なぜ起きるのか

Trailhead によると、長く使われている組織では、管理パッケージの項目も含め、使われなくなる項目が出てきます。[1]

片付けの対象は二つに分けて考えます。一度も値が入っていない「未使用」と、以前は使われていたのに一定期間使われていない「放置」です。期間の例として、過去 12〜36 か月が挙げられています。[1]

全期間の使われ方だけで判断すると、今の使われ方が見えにくくなります。そのため、最近の使われ方を見ることが勧められています。[1]

項目を消しにくい理由の一つは、ほかの設定からの参照です。たとえば項目自動更新や Apex から参照されている項目は削除できません。[4]

直し方の選択肢

片付けの目的は、全部を消すことではありません。項目ごとに、根拠と影響を見て扱いを決めます。[1]

• 画面から外す：ページレイアウトと権限から外し、利用者に見えなくする[1]
• 廃止予定として扱う：項目を非推奨と位置づけ、連携や自動化からの書き込みを止める[1]
• 参照を解いてから削除する：[使用場所] で参照先を確かめ、そちらを直したうえで消す[5][4]
• レポートを見直す：レポートの [最終実行] を手がかりに、長く実行されていないものを候補にする[3]
• 管理パッケージの項目は別に扱う：アプリ自体を使っていないと確かめたうえで、パッケージごとアンインストールすることも検討する[1]

作業の流れ

• 1. 項目の作成日を確かめ、作って間もない項目を候補から外す（Trailhead では、おおむね 6 か月より前に作られた項目を優先する例が示されています）[1]
• 2. 一度も使われていない項目から候補にする。手を付けたときのリスクが低いためです[1]
• 3. [オブジェクトマネージャー] で項目の詳細ページを開き、[使用場所] で参照している設定を確かめる[5][6]
• 4. 候補を「空で参照なし」「空で参照あり」「放置で参照なし」「放置で参照あり」の四つに分ける[1]
• 5. レポートは、主オブジェクトを「レポート」、子オブジェクトを「ダッシュボードコンポーネント」にしたカスタムレポートタイプで一覧を作り、[最終実行] で古いものを洗い出す（2026年10月時点の Lightning Experience では [設定] の [機能設定] > [分析] > [レポート & ダッシュボード] > [レポートタイプ]）[3]
• 6. 画面と権限から外して非推奨とし、意見を待つ期間を置いてから削除する[1]

気をつけること

• 片付けの前にバックアップを取る。Trailhead では、データの整理や移動の前に取ることが勧められています[2]
• 削除したカスタム項目とデータは、完全に消去するか 15 日たつまで残り、その間は復元できます。ただし項目の履歴データは削除の時点で消え、変更も追跡されなくなります[4][6]
• [使用場所] に出ない参照があります。結合レポート、確認する人がアクセスできないレポート、登録者組織での管理パッケージ内の参照は一覧に表示されません[5]
• [最終実行] は、レポートを開くか更新したときに変わります。ダッシュボードを更新すると元のレポートも実行されるため、レポートの動きがダッシュボードの使われ方の手がかりになります[3]
• 画面の片付けを判断するときは、管理者ではなく、実際に使う人の権限で見え方を確かめます[1]
• 古いレコードのデータで迷うときは、保管期間の方針に沿って、削除より保管を選ぶことが Trailhead で勧められています[2]