Salesforceのレポート登録で、決まった日時にメール配信する

こんなことで困っていませんか

• 会議の前に、毎回レポートを開いて実行し、結果をメールで送っている。[1]
• 同じレポートを、チームの何人もに一人ずつ送っている。[1]
• 件数や金額が一定の値を超えたときだけ知りたいのに、毎回自分で数字を確かめている。[5]
• レポートの結果を、表計算ソフトで開けるファイルとして受け取りたい。[3]

なぜ起きるのか

レポートを手動で実行して送る使い方のままだと、実行と送信が毎回担当者の作業になります。Salesforce では、レポートを登録すると、設定したスケジュールで更新された結果がメールで届きます。[1]

受信者には、自分のほかに、ユーザー、グループ、ロールを指定できます。ただし、他の人を加えるには「レポートを登録: 受信者の追加」、グループやロールで加えるには「レポートの登録: グループおよびロールへの送信」の権限が要ります。[1]

受信者の候補には、そのレポートにアクセスできる人だけが表示されます。レポートの入ったフォルダーを受信者と共有していないと、登録先に選べません。[1][2]

直し方の選択肢

レポートの登録は、目的に合わせて次の設定を組み合わせて使います。[1]

• 定期配信：曜日と時刻を決めてレポートを実行し、結果をメールで届けます。登録のスケジュールは、登録に関するレポートでは cron 式として表示されます。[1][2][6]
• 条件付きの通知：[条件をこのレポートに追加] で、集計・演算子・しきい値を指定します。条件は最大 5 個で、すべてに一致したときだけメールが送られます。[サマリー + レポート] か [サマリーのみ] を選べます。[1][5]
• ファイル添付：[ファイル添付] で、書式設定された .xlsx か、詳細だけの .csv を登録メールに添付します。ユーザーには「レポートのエクスポート」の権限が要り、システム管理者による設定の有効化も要ります。[3][4]

作業の流れ

• 送るレポートと受信者を決めます。登録する人に必要な権限があるか、レポートのフォルダーが受信者と共有されているかを確かめます。[1][2]
• ファイルを添付する場合は、[設定] の [クイック検索] に「レポート」と入力し、[レポートおよびダッシュボードの設定] で添付を許可する項目を選んで保存します。[4]
• [レポート] タブかレポートの実行ページから [登録] を選び、配信のスケジュールを設定します。[1][3]
• [メール受信者を編集] で受信者を追加します。[レポートの実行者] で、誰の見え方でレポートを実行するかを選びます。[1]
• 必要に応じて条件とファイル添付を設定し、[保存] をクリックします。設定したスケジュールと条件に従って、受信者にメールが届き始めます。[1][3][5]
• 登録が増えてきたら、分析通知のオブジェクトを使ったカスタムレポートタイプで、登録の所有者・スケジュール・受信者を一覧にできます。[7]

気をつけること

• 1 人が登録できる数に上限があります。2026年10月時点のヘルプでは、Unlimited Edition はレポート 15 個、その他のエディションは 7 個です。[2]
• 1 つの登録で送れるメールは 500 件までです。グループやロールに含まれる人数の合計が 500 人を超えると、一部の人には届きません。[2]
• 組織全体で、同じ曜日・同じ時刻にスケジュールできるレポートの登録は 500 件までです。会議前の時刻に登録が集まるときは、時刻を分散させます。[2]
• 受信者には、[レポートの実行者] に選んだ人と同じデータが届きます。受信者がふだん Salesforce で見られる範囲と異なる場合があります。[1]
• 結合レポートと履歴トレンドレポートは登録できません。条件付き強調表示は、登録メールには表示されません。添付ファイルは 15,000 行、30 列、3 MB までで、超えた分は切り取られるか送られません。[2][3]
• 2026年10月時点で、添付を許可する設定のヘルプにはベータ機能としての注記があります。使う前に、組織のヘルプの記載を確かめます。[4]