Salesforceで契約更新の60日前にToDoを自動で作る
契約の終了日は Salesforce に入っているのに、更新の準備が遅れてしまうことがあります。日付を見て決まった日に ToDo を作るフローを用意すると、担当者の ToDo として更新の準備を促せます。このページでは、仕組みの選び方と作り方、気をつける点をまとめます。
このページは、ご依頼いただける開発の例の解説です。実際の導入事例ではありません。機能の説明は、末尾の Salesforce 公式の資料で確かめた内容です。
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なぜ起きるのか
契約終了日は、契約に記録しておく日付です。記録しただけでは、その日付に合わせて誰かに作業を促す動きは起きません。公式ヘルプでも、契約の更新の通知には自動化を使うよう案内されています。[8]
標準の設定で送れるのは、契約の終了についてのメール通知です。担当者の ToDo として残したいときは、ToDo レコードを作る自動化を別に用意します。[7][5]
[契約終了日の自動計算] を有効にしていても、契約開始日か契約期間が空白だと、契約終了日は空白になります。終了日が空の契約は、日付を基準にした自動化の対象になりません。[7]
更新リマインダーのような作業は、フローで自動化できます。公式ヘルプには、有効期限の 30 日前と 7 日前にリマインダーを送るフローの例が載っています。[4]
直し方の選択肢
ToDo を作る仕組みは、主に 2 つあります。どちらもフローで作れます。メール通知で足りる場合は、標準の設定を使う方法もあります。[1][3][7]
- スケジュールトリガーフロー：毎日や毎週など決まった時刻に動き、条件に合う契約をまとめて処理します。たとえば「終了日が今日から 60 日後の契約」を条件にして、ToDo を作ります。[1][4]
- スケジュール済みパス：レコードトリガーフローの一部を、契約終了日などの日付項目の前後に動かします。[時間ソース] に終了日を選び、[オフセット番号] と [オフセットオプション] で 60 日前を指定します。[3]
- 使い分け：スケジュール済みパスは、フローが起動されるたびに 1 回動きます。スケジュールトリガーフローは、1 回・毎日・毎週から頻度を選べます。[3]
- 標準の契約終了通知：[契約の設定] で [契約終了通知メールを取引先と契約所有者に送信する] を選ぶと、取引先と契約の所有者にメールが届きます。ToDo は作られません。[7]
作業の流れ
- [設定] の [契約の設定] で、[契約終了日の自動計算] の状態を確かめます。あわせて、終了日が空の契約がないか確かめます。[7]
- [設定] の [プロセスの自動化設定] で、[デフォルトのワークフローユーザー] が設定されているか確かめます。[3][9]
- [設定] の [フロー] から [新規フロー | スケジュール済みオートメーション | スケジュールトリガーフロー] を選びます。開始要素で開始日・開始時刻・頻度（毎日）と、対象のオブジェクトと条件を決めます。[4]
- 「終了日が今日から 60 日後か」を判定する数式を作ります。公式の例では、有効期限の項目に「=TODAY()+30」と書いて 30 日後かどうかを判定しています。[4]
- [レコードを作成] 要素で ToDo を作ります。件名、[期日]、[所有者 ID]（担当者）、[関連先 ID]（その契約）を設定します。[5][6]
- 有効化した後、[設定] の [スケジュール済みジョブ] で登録を確かめます。失敗したフローは、オートメーションアプリケーションの [監視] タブで確かめられます。[1][10]
気をつけること
- [開始時刻] は、組織のデフォルトのタイムゾーンで決まります。また、1 回だけ動かす設定で日時がすでに過ぎていると、フローは実行されません。[2]
- 2026年10月時点のヘルプでは、24 時間に動かせるスケジュールトリガーフローの件数に上限があります。25 万件か、ユーザーライセンス数の 200 倍の大きい方です。[2]
- トリガーを持つ自動起動フローを有効化するには、「すべてのデータの参照」権限が要ります。[2]
- [レコードを作成] 要素は、ToDo の必須項目を教えてくれません。必要な項目を先に確かめてから設定します。[5]
- スケジュール済みパスでは、終了日を未来の日付に変えると、新しい日付で予定し直されます。フローを無効化すると、待機中の処理は取り消されます。[3]
- ワークフロールールのサポートと更新は、2025 年 12 月 31 日で終了しています。新しく作る自動化は、フローで作ります。[9]
想定工数の目安
契約更新の60日前に、自動でタスクを作る2〜5時間
想定工数は、要件の確認から動作確認・本番反映の手順までを含む実働時間です。※Salesforce の環境（構築済みの仕組みや設定など、さまざまな要素）や、要件によって工数は大幅に前後するため、あくまでも目安です。
質問と答え
毎日動かすと、同じ契約に ToDo が何度もできませんか。
条件を「終了日がちょうど 60 日後」にすると、一致するのは 1 日だけです。公式の例でも、「=TODAY()+30」のように特定の日と一致するかを判定しています。[4]
スケジュールトリガーフローとスケジュール済みパスは、どちらを選べばよいですか。
決まった時刻にまとめて確かめたいならスケジュールトリガーフローです。契約ごとに終了日の前後で動かしたいならスケジュール済みパスです。公式ヘルプに、選ぶときの比較表があります。[3][1]
出典
- スケジュールトリガーフロー（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.flow_concepts_trigger_schedule.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- スケジュールトリガーフローに関する考慮事項（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.flow_considerations_trigger_schedule.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- スケジュール済みパス（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.flow_concepts_trigger_scheduled_path.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- スケジュールでのレコードの更新とリマインダーの送信の例（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.automate_flow_build_example_update_records_send_reminders.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- フローからの Salesforce レコードの作成（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.flow_build_data_create.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Task（Salesforce オブジェクトリファレンス）developer.salesforce.com/docs/atlas.ja-jp.object_reference.meta/object_reference/sforce_api_objects_task.htm（2026-10-23 確認）
- 契約の設定（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.customize_contract.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- 契約（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.contract_def.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Salesforce 組織のデフォルトのワークフローユーザーの特定（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.workflow_defaultuser.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- 一時停止中のフローインタビューと失敗したフローインタビューのモニタリングと管理（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.automate_ala_monitor.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）