Salesforceで電話・訪問の記録を活動の記録アクションで残す

こんなことで困っていませんか

• 電話や訪問のあと、活動を記録する画面の項目が多く、入力に手間がかかる。[5][6]
• 記録のたびに、同じ値を毎回手で選んだり入力したりしている。[6]
• 取引先や商談の画面で、記録用の操作がどこにあるのか分かりにくい。[9][13]
• スマートフォンの [電話] から記録する画面も、項目が多くて入力しにくい。[10][5]

なぜ起きるのか

標準の [活動の記録] アクションで記録した活動は、完了した ToDo として保存されます。[2]

専用のアクションを作っていない場合、[活動の記録] は有効な ToDo のページレイアウトを使います。ToDo の画面に項目を足すと、記録の画面にもその項目が並びます。[5]

Lightning Experience では、記録の操作はレコードページの [活動] タブに並びます。ページレベルのアクションメニューには表示されません。[9]

レコードページに出るアクションと並び順は、ページレイアウトの [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション] セクションで決まります。[13][8]

直し方の選択肢

標準の画面を手直しする方法と、記録専用のクイックアクションを作る方法があります。専用のアクションでは、記録の画面だけの項目構成を持てます。[5][1]

• 方法 1オブジェクト固有の [活動の記録] アクション取引先や商談などのレコードに関連付けて、通話や会議のメモを残します。同じ種類のグローバルのアクションより、こちらが優先されます。[1][5]
• 方法 2グローバルの [活動の記録] アクションホームページやオブジェクトページなど、アクションに対応したページに置けます。モバイルアプリの [電話] アクションも、このレイアウトを使います。[4][10]
• 方法 3定義済み項目値決まった値を自動で入れる設定です。値が決まる項目は、記録の画面から外せます。[6]
• 方法 4カスタム成功メッセージ[活動の記録] の種別では、保存できたときに出す文言を設定できます。[12]

作業の流れ

1. どのオブジェクトで何を記録するかを決め、記録に要る項目と、値が決まっている項目を書き出します。[6][1]
2. オブジェクトの管理設定から [ボタン、リンク、およびアクション] を開き、[新規アクション] をクリックします。種別に [活動の記録] を選び、表示ラベルを入れて保存します。グローバルのアクションは、[設定] の [グローバルアクション] から作ります。[3][4][12]
3. アクションレイアウトエディターで、項目の追加、削除、並べ替えを行い、記録に要る項目だけを残します。[5][3]
4. アクションの詳細ページにある [定義済み項目値] リストで [新規] をクリックし、項目と値を指定して保存します。[6]
5. オブジェクトの管理設定から [ページレイアウト] を開き、[Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション] セクションにアクションを置きます。[8][13]
6. 利用する人の権限で、レコードページの [活動] タブとモバイルアプリから記録し、画面の項目と保存結果を確かめます。[9][10][11]

気をつけること

• ページレイアウトに [活動の記録] アクションが複数あると、モバイルアプリで ToDo のレイアウトが表示されます。公式ヘルプでは、1 つだけにするよう案内されています。[1]
• 必須項目を記録の画面から外すときは、定義済み項目値を設定します。後でその値を消すときは、項目を画面に戻さないとレコードを保存できなくなります。[7]
• 連動選択リスト、複数選択リスト、数式などの参照のみの項目には、定義済み項目値を設定できません。[7]
• オブジェクト固有のアクションは、リレーション項目の「参照」と「編集」の権限がないユーザーには表示されません。レコードタイプを使う組織でも、表示されないことがあります。[11]
• アクションを削除すると、そのアクションを置いたすべてのレイアウトから外れます。アクションレイアウトの変更は、設定変更履歴に記録されます。[3][5]