Salesforceでフォームのリードを担当者に自動で割り当てる方法

こんなことで困っていませんか

• フォームから入ったリードが、すべて同じ人の持ち物になっている。[5]
• 地域や商品の関心で担当を分けたいが、所有者を手で変えている。[13][2]
• 新しいリードが届いても、担当者に知らせが届かない。[2][4]
• Account Engagement のプロスペクトと Salesforce のリードで、担当者が食い違う。[11]

なぜ起きるのか

Web-to-リードで作られたリードの所有者は、リードの割り当てルールで決まります。ルールを使わないときや、ルールで所有者が決まらないときは、[リードの設定] で選んだデフォルトのリード所有者に入ります。[5][6]

割り当てルールは、エントリを順序どおりに評価し、最初に一致したところで割り当てを終えます。どのエントリにも一致しないと、デフォルトの所有者などに戻ります。順序や条件に抜けがあると、意図しない人に入ります。[2]

リードの割り当てルールは、同時に 1 つしか有効にできません。用途ごとの振り分けは、1 つのルールの中のエントリで表します。[1]

Account Engagement の割り当てアクションは、すでに所有者がいるプロスペクトを割り当て直しません。Salesforce ユーザーと Account Engagement ユーザーがつながっていないと、両方の所有者がそろいません。[10][11]

直し方の選択肢

担当の決め方と、リードがどこから入るかに合わせて選びます。組み合わせて使うこともできます。[13][9]

• リードの割り当てルール：都道府県や業種などの項目で条件を作り、一致したリードをユーザーまたはキューに割り当てます。条件は、1 つのエントリに 25 個まで追加できます。[2]
• キュー：チームでリードを受け、メンバーがリストビューから [承諾] で引き受けます。割り当てルールの割り当て先にもできます。[3][14]
• 順番に割り当てる方法：自動採番項目と数式項目を作り、割り当てルールで順番に振り分ける手順が、Essentials Edition のヘルプで案内されています。[8]
• Account Engagement：オートメーションルールや完了アクションで、ユーザー、グループ、キュー、Salesforce の有効な割り当てルールに割り当てられます。グループに割り当てると、グループ内のユーザーに順番に割り当てられます。[9][10]

作業の流れ

• どの項目で担当を分けるか、ユーザーとキューのどちらに割り当てるかを決めます。[13][1]
• チームで受けるときは、[設定] の [キュー] で [新規] をクリックし、対象のオブジェクトにリードを加えて、メンバーを追加します。[3]
• [設定] の [リードの設定] で、デフォルトのリード所有者を選びます。[4]
• [設定] の [リードの割り当てルール] で [新規] を選び、ルールを作って有効にします。続けてエントリを作り、順序、条件、割り当て先、通知のメールテンプレートを指定します。[2]
• 最後に条件のないエントリを置き、前のエントリで割り当てられなかったリードの行き先を決めておきます。[2]
• Web-to-リードのフォームのデバッグ用の行を有効にしてテスト送信し、意図した担当者に入るかを確かめます。[7]

気をつけること

• 割り当て先に指定したユーザーは無効化できません。また、そのユーザーにはリードの「参照」権限が必要です。[2]
• 条件に使ったカスタム項目を削除すると、そのエントリも自動で削除されます。[2]
• 通知のメールテンプレートを指定しないと、新しい所有者に通知メールは送られません。[2]
• 2026年10月時点のヘルプでは、Web-to-リードで作れるリードは 1 日あたり最大 500 件です。[7]
• Sandbox で作ったルールを変更セットで移すとき、割り当て先のユーザーやキューが移行先にないと、リリースが失敗することがあります。キューは先に移すよう案内されています。[15]
• Account Engagement のキューへの割り当てアクションは、リードにだけ使えます。オートメーションルールは一時停止中の状態で保存されるので、一致するプロスペクトをプレビューしてから再開します。[10][12]