Salesforceで退職者のユーザーを無効化し、ライセンスを空ける

こんなことで困っていませんか

• 退職した人のユーザーが、有効のまま残っている。[1][5]
• 新しい人のユーザーを作りたいのに、空いているライセンスがない。[6][2]
• 無効化しようとしたが、設定の都合で無効化できなかった。[1][2]
• 退職した人が所有者のままの取引先やリードが残っている。[1][4]

なぜ起きるのか

Salesforce では、ユーザーを完全に削除できません。削除すると所有者のいないレコードが生まれ、業務の情報を失うおそれがあるためです。代わりに無効化を使います。[1]

無効化したユーザーはログインできなくなります。一方で、過去の活動やレコードはそのまま残ります。[1]

似た機能に「凍結」があります。凍結はログインを止めますが、ライセンスは空きません。ライセンスを空けるのは無効化です。[3]

ユーザーが特定の役割に設定されていると、無効化できません。たとえば、リードのデフォルトの所有者、ワークフローメールアラートの受信者、カスタム階層項目で選ばれているユーザーなどです。[1][2]

直し方の選択肢

状況に合わせて、凍結と無効化を使い分けます。その場で無効化できないときは、先に凍結してログインを止め、設定や所有者を直してから無効化する流れが公式ヘルプで案内されています。[1][2][3]

• 凍結：ユーザーの詳細ページで [凍結] をクリックし、ログインを止めます。ライセンスは割り当てられたままです。[3]
• 無効化：ユーザーの編集画面で [有効] チェックボックスをオフにして保存します。無効化したユーザーは、使用可能なライセンスの数に含まれなくなります。[1][2]
• 所有者の変更：[設定] の [所有権の一括変更] で、取引先・リード・サービス契約・カスタムオブジェクトのレコードを別のユーザーに移せます。2026年10月時点のヘルプでは一度に 250 件までで、それを超えるときはデータローダーなどを使うよう案内されています。[4]

作業の流れ

• [設定] の [ユーザー] でユーザーリストを開き、退職者で有効のまま残っている人を洗い出します。一覧を書き出したいときは、ユーザーレポートを作ります。[5]
• [設定] の [組織情報] にある [ユーザーライセンス] 関連リストで、割り当て済みと残りのライセンス数を確かめます。[6]
• 無効化を止める設定（デフォルトの所有者、ワークフローメールアラートの受信者など）がないか調べます。その場で無効化できない人は、先に凍結します。[1][3]
• 所有しているレコードやダッシュボードの所有者を、引き継ぐ人に変えます。承認者になっている場合は、承認プロセスからも外すか、別の人に割り当てます。[1][2][4]
• [有効] チェックボックスをオフにして保存し、無効化します。その後、権限セットと権限セットグループの割り当てを外します。[1][2]

気をつけること

• 無効化すると使えるライセンスは空きますが、請求されるライセンス数は減りません。請求を変えるには、組織のライセンス数そのものを変える必要があります。[2]
• 無効化の後、[組織情報] のライセンス情報が更新されるまで、最大 24 時間かかることがあります。[6]
• 手動で共有されていたレコードや、チームとして共有されていたレコードには、無効化したユーザーはアクセスできなくなります。ロール階層で上位のユーザーも、それらへのアクセスを失います。[2]
• 無効化したユーザーがダッシュボードの所有者や実行ユーザーだと、期待した結果が返りません。公式ヘルプでは、ダッシュボードの所有者を変える対処が示されています。[2]
• プロセスビルダーのプロセスは、無効なユーザーが所有するレコードを更新できません。無効化するときは、レコードも有効なユーザーに移すよう案内されています。[2]
• 1 つのオブジェクトで 10,000 件を超えるレコードを所有している場合は、無効化の前に所有者を移すことが勧められています。[2]