Salesforceで予定とメールを活動に自動で記録する設定
顧客とのメールや打ち合わせの予定が、担当者のメールソフトやカレンダーにだけ残っていませんか。このページでは、Outlook や Gmail と Salesforce をつなぎ、メールや予定を活動として残す方法を、Salesforce のヘルプに沿ってまとめます。
このページは、ご依頼いただける開発の例の解説です。実際の導入事例ではありません。機能の説明は、末尾の Salesforce 公式の資料で確かめた内容です。
この内容で相談するこんなことで困っていませんか
なぜ起きるのか
メールと予定は Microsoft や Google のサービスにあり、Salesforce とは別の場所に保存されています。Salesforce の取引先責任者や商談に結び付けるには、二つをつなぐ仕組みが要ります。[1]
つなぎ方は大きく二つです。Outlook・Gmail インテグレーションでは、利用者がサイドパネルからメールや予定を記録します。Einstein 活動キャプチャでは、接続したアカウントからメールと予定を自動で取り込みます。[16][1][6]
Einstein 活動キャプチャで取り込んだメールの扱いは、設定で変わります。[Salesforce 活動としてメールを同期] が有効でないと、メールは活動タイムラインに表示されても、レポートやフローでは使えません。[2]
自動で取り込む場合にも条件があります。たとえば、接続するメールアカウントは、Salesforce のユーザーレコードにある主アカウントである必要があります。別名のアドレスは使えません。[3]
直し方の選択肢
記録の手間と、取り込む範囲をどう決めたいかで選びます。組み合わせて使うこともできます。[6][1]
- Outlook・Gmail インテグレーション：メールや予定の横に Salesforce のサイドパネルが表示され、一致する取引先責任者や商談を選んで記録します。Outlook の場合は、[設定] の [クイック検索] に「Outlook」と入力し、[Outlook Integration and Sync] で有効にします。[16][8]
- Einstein 活動キャプチャ：Microsoft または Google のアカウントと同期し、メールと予定を関連する取引先責任者、リード、商談に自動で結び付けます。[1]
- [Salesforce 活動としてメールを同期]：取り込んだメールがメールメッセージと ToDo のレコードとして保存され、標準レポートやフローで扱えるようになります。[2][5]
- 予定の同期の向き：Microsoft・Google から Salesforce への一方向が推奨とされています。両方向にした場合、競合すると Microsoft・Google 側の変更が優先されます。[2]
作業の流れ
- 設定に関する考慮事項を読み、使っているメール・カレンダーのサービスと接続方法を確かめます。Lightning Sync とは同時に使えません。[3][11]
- 各ユーザーに Einstein 活動キャプチャのライセンスと権限セットを割り当てます。[11]
- Salesforce を Microsoft または Google のアカウントに接続します。選べる接続方法は、使うアプリケーションによって変わります。[11]
- [設定] の [クイック検索] に「Einstein 活動キャプチャ」と入力し、[設定] を選びます。[Configuration (設定)] タブの [New Configuration (新規設定)] で、メール・行動・取引先責任者の扱いと、対象のユーザーやプロファイルを決めます。[12]
- 社内で使っている別のドメインなど、取り込まないアドレスやドメインを除外リストに加えます。[13]
- 組織レベルの接続やサービスアカウントで接続した場合は、[クイックリンク] の [Check User Sync Status (ユーザー同期状況の確認)] で、ユーザーごとの同期状況を確かめます。[15]
気をつけること
- 同じユーザーを複数の組織で同期することはできません。Sandbox で試した後は、本番の設定に加える前に、Sandbox の設定からそのユーザーを外すよう案内されています。[3]
- メールを自動で取り込む設定のユーザーは、インテグレーションから手動で記録できず、[関連レコードを編集] で関連付けを直します。一方、[Salesforce 活動としてメールを同期] では手動の記録も使え、その場合は同じメールが二重に記録されることがあります。[6][5]
- メールの添付ファイルは Salesforce に同期されません。過去のメールは、ユーザーごとに 180 日分・50,000 件までが同期の対象です。[5]
- 予定ごとに同期される被招集者は 50 人までです。それより大きな会議は、外部のカレンダーなどで管理するよう案内されています。[4]
- 同期されたメールと ToDo は Salesforce に保存され、組織のデータストレージの制限に含まれます。[5]
- 2026年10月時点のヘルプでは、Microsoft は 2026 年 10 月に Office 365 の Exchange Web Services を廃止するとされています。Spring '26 より前に Office 365 で設定した組織は、Microsoft Graph への更新が案内されています。[10]
想定工数の目安
予定やメールを、活動の記録に残す4〜10時間
想定工数は、要件の確認から動作確認・本番反映の手順までを含む実働時間です。※Salesforce の環境（構築済みの仕組みや設定など、さまざまな要素）や、要件によって工数は大幅に前後するため、あくまでも目安です。
質問と答え
取り込んだメールを、標準レポートで集計できますか。
[Salesforce 活動としてメールを同期] を使うと、取り込んだメールが標準の活動レポートに含まれます。初期設定と同期が終わってから、標準レポートにデータが出るまで最大 24 時間かかることがあります。[5][3]
取り込んだデータは、いつまで残りますか。
ライセンスとエディションによって変わります。標準の Einstein 活動キャプチャのユーザーだけの組織では、活動データは最大 6 か月保存されます。有料のライセンスを持つユーザーが 1 人以上いると、24 か月になります。[9]
社内の人どうしのメールも取り込まれますか。
管理者のメールアドレスのドメインは、内部ドメインとして除外リストに自動で入ります。ほかにも社内のドメインがあるときは、管理者が除外リストに加えます。除外を加えても、すでに取り込んだデータは削除されません。[13]
Summer '25 より前から Einstein 活動キャプチャを使っています。何か必要ですか。
[Salesforce 活動としてメールを同期] への更新と、過去のメールの移行が案内されています。指定の日までに更新しないと、自動で移行されます。移行は途中で止めたり、元に戻したりできません。[14]
出典
- Einstein 活動キャプチャ（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.einstein_sales_aac.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein 活動キャプチャのしくみ（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_how_it_works.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein 活動キャプチャの設定に関する考慮事項（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_limitations.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein 活動キャプチャでのイベントの使用に関するガイドライン（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_event_considerations.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Salesforce 活動としてのメールの同期に関する考慮事項（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.eac_email_activity_considerations.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Outlook および Gmail から Salesforce にメールを記録する場合のガイドライン（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.email_int_user_view_work_log.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Outlook および Gmail から Salesforce へのイベントの記録に関するガイドライン（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.email_int_user_view_work_log_events.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Salesforce で Outlook インテグレーションを有効にする（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.app_for_outlook_setup_turn_on.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein Activity Capture のエディションの違い（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_standard_differences.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Microsoft Office 365 認証方法の Microsoft Graph へのアップグレード（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.eac_ews_graph.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- チームの Einstein 活動キャプチャの設定（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_setup_parent.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein 活動キャプチャ設定を使用して取得するデータの定義（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_setup_create_configuration.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Einstein 活動キャプチャからのデータ除外に関する考慮事項（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_add_excluded_addresses_considerations.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Salesforce 活動としてメールを同期するための更新と移行（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.eac_migrate_to_sync_email_as_activity.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- ユーザーの Einstein 活動キャプチャの同期状況のテスト（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.aac_setup_test_user_sync_status.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）
- Outlook および Gmail インテグレーションツアー（Salesforce ヘルプ）help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.email_int_user_overview.htm&language=ja&type=5（2026-10-23 確認）